Cómo gestionar un cambio de IVA en carburantes con Dyngas
En los últimos años, los cambios en el tipo de IVA aplicable a los carburantes han dejado de ser una excepción para convertirse en un recurso fiscal habitual. En situaciones de crisis energética o de subida sostenida de los precios del combustible, las autoridades fiscales han recurrido a modificaciones temporales del IVA sobre la gasolina, el gasóleo y otros combustibles de automoción, con el objetivo de aliviar el impacto económico sobre conductores y empresas.
Este artículo explica paso a paso cómo adaptar Dyngas a un cambio de IVA en carburantes cuando el tipo impositivo que va a entrar en vigor ya existe en la configuración del sistema — que es el caso más habitual. El proceso es sencillo y en su mayor parte puede realizarlo el propio usuario en pocos minutos.
Cómo actualizar el IVA en carburantes cuando el tipo ya existe en el sistema
Este es el escenario más habitual cuando se producen cambios de IVA en carburantes: el tipo impositivo que se va a aplicar — por ejemplo, el 10% o el 21% — ya existe como grupo configurado en el sistema, porque en algún momento anterior ya se utilizó. En ese caso, el proceso de adaptación es significativamente más sencillo, ya que no es necesario crear ningún elemento nuevo: simplemente hay que reasignar ese tipo de IVA existente en los lugares correctos.
Paso 1 — Coordinar la actualización de los TPV con el técnico responsable
El primer paso es la programación de la actualización del IVA en los terminales TPV. Esta tarea es responsabilidad exclusiva de los técnicos de Dyngas y no debe ser realizada por el usuarios de la aplicación.
Antes del cambio de IVA se realizará una configuración en los TPV para indicar el día en el que se actualizará el IVA a aplicar a las transacciones de venta de forma automática.
Esta gestión permite despreocuparse de la aplicación correcta del IVA en las estaciones en el momento del cambio. El día indicado en la configuración los TPV de Dyngas aplicarán el nuevo tipo de IVA sin intervención de los empleados de la estación.
Paso 2 — Desactivar la integración automática de transacciones
El segundo paso también muy importante a la hora de ejecutar un cambio de IVA es detener la integración automática de las transacciones.
Para ello en la ficha de nuestras estaciones desmarcaremos los campos “Autoprocesar integración” y “Autoregistrar integración”.
Este paso es importante puesto que antes de realizar la nueva configuración en el ERP debemos asegurarnos de que todas las transacciones anteriores al cambio de IVA estén correctamente integradas.
El momento adecuado para desactivar la integración automática de las transacciones depende de las necesidades de información de cada empresa. En algunos casos la desactivación deberá realizarse minutos antes del cambio de IVA, en otros casos podrá desactivarse al final de la jornada de oficina previa al cambio de IVA.
Una vez realizado este paso podemos despreocuparnos del cambio de IVA, pudiendo abordar la configuración en el ERP en la siguiente jornada de oficina.
Paso 3 — Integración manual de las transacciones previas al cambio de IVA
Antes de proceder al cambio de las configuraciones de IVA en el ERP deberemos procesar manualmente las transacciones anteriores al cambio de IVA.
Para realizar este proceso accederemos al log de transacciones de los TPV y procesaremos las anteriores a la fecha del cambio de IVA.
Paso 4 — Actualizar el tipo de IVA en la ficha de cada artículo de carburante
Una vez procesadas las transacciones el siguiente paso consiste en modificar la ficha de producto de cada artículo afectado: gasolina 95, gasolina 98, gasóleo A, gasóleo B y cualquier otro producto cuyo IVA vaya a modificarse.
Para acceder a la ficha de producto, utilice la búsqueda rápida (Alt+Q) y escriba Productos. Filtre la lista para mostrar únicamente los artículos afectados y abra cada uno de ellos.
En la ficha del artículo, localice el campo “Grupo contable IVA prod.” y sustitúyalo por el código del grupo de IVA que corresponde al nuevo porcentaje.
Paso 5 — Verificar los precios de venta: IVA incluido o excluido
Antes de dar por completado el cambio, es fundamental verificar cómo están configurados los precios de venta del carburante, ya que el comportamiento del sistema es diferente según si el precio lleva el IVA incluido o no.
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Configuración |
Qué significa |
Acción necesaria |
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IVA incluido: SÍ |
El precio ya lleva el IVA dentro. El cambio de porcentaje afecta al precio final que ve el cliente. |
Revisar y actualizar el precio de venta si es necesario para mantener el margen. |
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IVA incluido: NO |
El precio es sin IVA. El sistema calcula y añade el IVA al generar cada documento. |
Verificar que el nuevo porcentaje de IVA es correcto en el grupo asignado. |
Para comprobarlo, acceda a Precios venta Dyngas en la ficha de cada artículo de carburante.
Paso 6 — Actualizar los emisores de factura (estaciones comisionistas)
Si la estación opera en régimen de comisión, la configuración del IVA no se obtiene del producto sino de la estación de servicio — concretamente, de los emisores de factura configurados en la ficha de la estación. En este caso, además de actualizar la ficha del artículo, es necesario actualizar también la asignación de IVA en el emisor de factura correspondiente.
Acceda a la configuración de la estación de servicio, localice los emisores de factura activos y actualice el campo de grupo de IVA en cada uno de ellos, asignando el grupo que corresponde al nuevo porcentaje.
Paso 7 — Activar la integración automática de transacciones
Una vez realizados todos los pasos anteriores podremos activar nuevamente la integración automática de las transacciones. Desde Dyngas recomendamos procesar de forma manual alguna de las transacciones recibidas para validar que todos los datos son correctos.
¿Y si el tipo de IVA que entra en vigor no existe todavía en el sistema?
En algunos casos — especialmente cuando el porcentaje de IVA que va a aplicarse es completamente nuevo y nunca se ha utilizado en la instalación — el proceso requiere crear ese tipo de IVA desde cero en la configuración de Dyngas antes de poder asignarlo. Es un proceso más técnico que implica crear grupos contables, configurar cruces de registro y coordinar la configuración con los emisores de factura.
En esos casos, desde Advance Soluciones acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso. Si te encuentras ante un cambio de IVA con un tipo que no existe en tu sistema, contacta con el equipo de soporte antes de realizar ninguna modificación y lo resolvemos juntos.
Un cambio de IVA no tiene por qué ser un problema
Cuando el tipo de IVA que va a entrar en vigor ya está configurado en el sistema, el proceso de adaptación es sencillo y puede realizarlo el propio usuario en pocos minutos. Dyngas está diseñado para que estos procesos sean lo más ágiles posible.
Si tienes cualquier duda sobre el proceso o necesitas ayuda para preparar el cambio en tu instalación, el equipo de Dyngas está disponible para acompañarte.
