INTRODUCCIÓN
Con el inicio de un nuevo ejercicio fiscal, existen configuraciones y ajustes clave que deben revisarse en cada estación de servicio para garantizar que la operativa diaria, la gestión económica y los procesos internos funcionen correctamente desde el primer día.
En los siguientes apartados repasaremos los parámetros y procedimientos fundamentales que conviene verificar antes de comenzar a registrar operaciones, ventas y movimientos correspondientes al nuevo ejercicio, asegurando así una transición ordenada y sin incidencias.
NÚMEROS DE SERIE.
Es necesario comprobar todos los numeradores cuyo criterio de numeración esté vinculado al ejercicio contable, como ocurre habitualmente con las facturas y abonos de venta, así como con las facturas y abonos de compra generados por la estación de servicio.
Para realizar esta revisión, accederemos a la página donde se configuran las series de numeración, utilizando el buscador y escribiendo “Nos. Serie”.
Una vez dentro de esta página, será necesario localizar las series de numeración que deseamos comprobar, prestando especial atención a aquellas que se utilizan de forma habitual en la operativa diaria de la estación de servicio.
Una vez localizada la serie correspondiente, debemos situarnos sobre la línea del número de serie y acceder al campo “Nº inicial”. Al hacerlo, se abrirá una pantalla donde se muestran las líneas de configuración del numerador, organizadas por cada periodo definido.
En esta ventana será necesario añadir una nueva línea indicando como fecha inicial el comienzo del nuevo ejercicio, y definir los números inicial y final que se aplicarán durante ese periodo.
En muchas estaciones de servicio, las facturas y abonos se gestionan mediante series de numeración mensuales. En estos casos, será imprescindible crear una línea independiente para cada mes del año, asegurando así una correcta secuencia documental a lo largo del ejercicio completo.
Al definir las nuevas series de numeración, es recomendable respetar la misma estructura utilizada en los periodos anteriores. De no hacerlo, podrían producirse alteraciones en el orden de los registros, afectando a la trazabilidad de la información.
Por ejemplo, las facturas correspondientes al nuevo ejercicio podrían no mostrarse de forma consecutiva respecto a las del ejercicio anterior, dificultando su consulta y seguimiento.
PERÍODOS CONTABLES.
Otra configuración imprescindible para asegurar el correcto funcionamiento de Business Central en el nuevo ejercicio es la creación del período contable correspondiente.
Este proceso se realiza desde la página “Períodos contables”, donde se definen los intervalos temporales que utilizará el sistema para registrar y organizar la información económica de la estación de servicio.
En la página que se muestra, podremos visualizar los ejercicios contables ya definidos, organizados y divididos por meses, lo que permite comprobar de forma rápida la estructura temporal configurada en el sistema.
Para dar de alta un nuevo ejercicio contable, bastará con pulsar el botón “Crear ejercicio” desde esta misma página.
En la pantalla que se abre a continuación, será necesario completar los siguientes campos para definir correctamente el nuevo ejercicio contable:
· Fecha inicial. Se indicará la fecha de comienzo del nuevo ejercicio, que habitualmente coincide con el 1 de enero
· Nº de periodos. Se recomienda introducir el valor “12”, de modo que el ejercicio quede dividido en períodos mensuales, facilitando el control y análisis de la información económica.
· Longitud periodo. se establecerá el valor “1M”, indicando que los períodos que se desean crear tienen una duración mensual.
De esta forma, el sistema generará automáticamente un período contable para cada uno de los meses del nuevo ejercicio, correspondiente al año próximo.
CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD.
Una práctica habitual por ejemplo en la gestión diaria de una estación de servicio consiste en restringir los periodos de fechas en los que los usuarios pueden registrar información en la aplicación. Por este motivo, es importante verificar el intervalo de fechas en el que están habilitados los procesos de registro.
Para realizar esta comprobación, accederemos a la página “Configuración de contabilidad” utilizando el buscador de Business Central.
Dentro de la página de Configuración de contabilidad, será necesario comprobar que los campos “Permitir registro desde” y “Permitir registro hasta” incluyen el período correspondiente al nuevo ejercicio, asegurando así que se puedan registrar operaciones durante todo el año próximo.
En aquellos casos en los que el control de las fechas de registro esté definido a nivel de usuario, además de la revisión realizada en el apartado anterior, será necesario comprobar también la configuración individual de cada usuario.
Para consultar o modificar estos parámetros, accederemos a la página “Configuración de usuarios” utilizando el buscador de Business Central.
Dentro de la página de Configuración de usuarios, revisaremos si algún usuario tiene limitado un período específico para el registro de operaciones y, en caso necesario, ajustaremos estas fechas para que se permita registrar información durante el nuevo ejercicio.
CALENDARIOS DE PLANTA
En aquellas estaciones de servicio, gasolineras o empresas del sector que trabajen con el módulo de fabricación, será necesario calcular y revisar los calendarios de planta antes de comenzar el nuevo ejercicio.
Para ello, accederemos a la funcionalidad correspondiente buscando “Calendarios de planta” desde el buscador de Business Central.
En la pantalla que se muestra, será necesario configurar los días festivos correspondientes al nuevo ejercicio, accediendo a la opción “Vacaciones”, donde se definen los días no laborables de la planta.
En la página a la que accedemos a continuación, será necesario introducir y completar los días festivos que aplicarán durante el nuevo ejercicio, asegurando que el calendario de planta refleje correctamente los días no laborables.
Una vez completada esta configuración, será necesario recalcular los calendarios de los centros de trabajo o centros de máquina, para que tengan en cuenta los festivos definidos.
Para ello, accederemos a la lista de centros de trabajo o centros de máquina desde Business Central.
Dentro de esta lista, tendremos disponible la acción “Calc. Caldn. Centro trabajo”, que nos permitirá actualizar el calendario del centro seleccionado conforme a la nueva configuración.
Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana en la que deberemos indicar el rango de fechas correspondiente al nuevo ejercicio, para ejecutar el cálculo del calendario del próximo año.
Una vez completado el proceso, podremos visualizar el resultado del cálculo utilizando el botón “Calendario” disponible en la propia lista de centros de trabajo o centros de máquina.
CALENDARIO SII
En el caso de utilizar el SII de Advance Soluciones, será necesario definir los días festivos de ámbito nacional dentro del calendario, para que la aplicación pueda calcular correctamente la fecha límite de envío de los documentos al sistema.
Para llevar a cabo esta configuración, accederemos a los calendarios base utilizando el buscador de Business Central.
En la página a la que accedemos, será necesario seleccionar el calendario utilizado para el SII y hacer clic sobre su código para acceder a su configuración y poder realizar los ajustes necesarios.
Dentro de esta página, será necesario marcar el campo “No laborables” en aquellos días festivos de carácter nacional que no deben computar a efectos del SII, garantizando así el correcto cálculo de los plazos de comunicación.
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