CONVERSACIÓN INTELIGENTE CON MICROSOFT 365 COPILOT CHAT PARA ESTACIONES DE SERVICIO
¿CÓMO PUEDO ACCEDER?
- A través de https://m365.cloud.microsoft/chat/
- Desde la aplicación de M365
Una vez accedemos a M365 Copilot Chat, nos pregunta desde que entorno queremos acceder: Empresarial o Personal.
Depende de lo que seleccionemos tendremos unas funcionalidades u otras.
Para acceder a un entorno empresarial necesitaremos licencias de usuario. Actualmente podemos acceder a la funcionalidad empresarial de Copilot si disponemos de licencias Office 365 E3 o Microsoft 365 Copilot.
El acceso en modo empresa es fundamental para garantizar la seguridad de nuestros datos. Al acceder de este modo, la información que nuestros empleados de EESS compartan con la inteligencia artificial, tendrá la misma seguridad y gestión de permisos que cuando utilizan cualquier otra aplicación de Office.
Permitir a nuestros empleados utilizar ChatGPT, Gemini, Grok, etc. no aplica ningún tipo de seguridad y podrían compartir datos sensibles por accidente. Sería como si a nivel de correo electrónico permitiésemos que unos empleados usasen Gmail, otros Yahoo, otros… Está claro que esto no sería admisible y con la inteligencia artificial es todavía peor por las políticas de propiedad intelectual y aprendizaje de estas aplicaciones.
Además de esto, como iremos explicando en sucesivos manuales, la potencia de respuesta de la aplicación en general, así como de los agentes en particular no tiene absolutamente nada que ver entre la aplicación personal y empresarial.
Si quieres conocer las opciones de licenciamiento de Copilot para tus empleados de estaciones de servicio, consúltanos.
La experiencia personal dispone de menos opciones y por supuesto no aplica la seguridad de la información.
A continuación tabla comparativa de Copilot para empresas del sector de las estaciones de servicio vs. Copilot Personal
| Aspecto | Copilot para Trabajo | Copilot Personal |
| Integración | Conectado a Microsoft 365 empresarial (Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive). | Conectado a cuenta personal Microsoft (Outlook, OneDrive personal). |
| Funciones clave | – Acceso a datos corporativos. – Preparar informes y presentaciones. – Resumir reuniones y correos. – Automatización de tareas empresariales. | -Organización personal (correos, calendario). – Ideas creativas. -Planificación de viajes y tareas domésticas. |
| Contexto | Uso profesional, colaboración en proyectos, productividad en el trabajo. | Uso personal, ocio, aprendizaje, vida diaria. |
| Seguridad | – Autenticación corporativa (Azure AD). – Cumple políticas internas. – Cifrado avanzado. – Auditoría y trazabilidad. – Prevención de fugas de datos. | -Autenticación estándar de cuenta Microsoft. -Cifrado básico. -Cumple normativas generales (GDPR). – Sin auditoría corporativa. |
| Cumplimiento | Normativas: GDPR, ISO 27001, SOC 2, etc. | Normativas generales de privacidad (GDPR). |
| Acceso a datos | Respeta permisos y roles definidos por la empresa. | Solo datos personales, sin acceso a información corporativa. |
Para obtener ayuda sobre como formular preguntas, seleccione una de las guías de mensajes:
BUENAS PRÁCTICAS PROMPTS
Las consultas o indicaciones que le damos a los modelos de inteligencias artificiales para que nos generen una respuesta, se denominan “Prompts”.
El prompting es la práctica de diseñar y formular estas instrucciones para obtener la salida deseada. Dominar el prompting permite obtener respuestas más útiles y pertinentes. Microsoft 365 Copilot depende totalmente de la instrucción que recibe, por lo que formularla correctamente es fundamental para que trabaje a tu favor.
Una fórmula eficaz consiste en incluir hasta 7 componentes en tu petición: Rol, Objetivo, Audiencia, Contexto, Formato de respuesta, Extensión y Restricciones, añadiendo un Ejemplo opcional si buscas un estilo específico.
Rol: si indicas quién quieres que sea la IA, orientarás automáticamente el tono y enfoque de la respuesta.
“Actúa como asesor fiscal”: la respuesta será didáctica y detallada sobre obligaciones tributarias, deducciones y procesos de declaración de impuestos.
Objetivo: especifica qué resultado esperas. Deja claro el propósito.
“Quiero un resumen ejecutivo del informe para dirección”.
Audiencia: indica para quién va dirigido el resultado. No es lo mismo un texto para un equipo técnico que para clientes externos o directivos.
“Para un público sin conocimientos técnicos” o “dirigido al equipo de ventas junior”.
Contexto: proporciona información de fondo relevante, como el tema o situación.
“Basándote en los datos de ventas del Q3 adjuntos y nuestro objetivo anual, …”
Formato de respuesta: indica la forma en que la quieres. Puede ser un párrafo de texto libre, una lista con viñetas, una tabla comparativa, un código en un idioma específico, etc.
“Devuélvelo en formato de lista de verificación”
Extensión: acota la longitud deseada de la respuesta.
“En 120 palabras”, “Máximo 5 viñetas” o “En 3 párrafos”
Restricciones y estilo: si hay algo que quieres evitar o enfatizar en la respuesta, díselo a la IA.
“Evita tecnicismos”, “usa un tono informal”, “nada de adjetivos vacíos”.
Ejemplo de prompt completo que incluye los 7 componentes sugeridos:
“Actúa como consultor de comunicación interna en Estaciones de Servicio, ya que quiero elaborar una comunicación clara sobre las nuevas políticas de teletrabajo para informar a toda la plantilla. El comunicado es para los empleados de la empresa sin conocimientos técnicos, por lo que el tono deberá ser cercano y motivador, evitando tecnicismos y siendo directo. Basándote en la normativa interna actualizada en octubre de 2025 y la necesidad de adaptarnos a un modelo híbrido de trabajo, devuélvelo en formato de mensaje de correo electrónico. Máximo 180 palabras.”
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Microsoft ha diseñado Copilot Chat priorizando la seguridad y el cumplimiento normativo para el entorno corporativo. Una vez que accedemos a Copilot desde una cuenta que no sea gratuita, ya te garantiza que va a utilizar todos sus protocolos de seguridad de gestión de datos, y que se hace responsable de cualquier tratamiento de la información conforme a las políticas de protección establecidas.
Si aparece el símbolo del escudo arriba a la derecha del chat, significará que ya nos encontramos en un entorno seguro:
Privacidad de datos: Las consultas y contenidos generados por Copilot Chat se procesan dentro del entorno corporativo de Microsoft 365 sin utilizarse para entrenar modelos de IA.
Se respetan las políticas de privacidad y protección de datos de la organización.
Cumplimiento normativo: Microsoft 365 Copilot cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Está certificado en ISO/IEC 27001 (gestión de seguridad de la información), ISO/IEC 27701 (privacidad), y otras normas relevantes como HIPAA para datos sanitarios.
Protección contra fugas de información: Integra políticas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) configuradas en Microsoft Purview.
Filtra contenido sensible y aplica etiquetas de confidencialidad para evitar exposiciones no autorizadas.
Control de acceso: Respeta los permisos existentes: solo muestra información a usuarios autorizados.
Se integra con Azure Active Directory, incluyendo autenticación multifactor (MFA) y políticas de acceso condicional.
Gobernanza de datos: Compatible con la futura Ley de IA de la UE y con compromisos de IA responsable.
TRABAJO VS WEB
La solución distingue claramente entre los entornos de trabajo y web, permitiendo adaptar el uso según la licencia y las necesidades organizativas.
La diferencia entre estos dos modos de uso radica en los modelos de búsqueda. Si seleccionamos el modo “Trabajo”, las respuestas se generarán teniendo en cuenta todo el contenido interno de nuestros archivos y documentos. También nos aparece una entrada rápida a nuestros archivos de OneDrive y conversaciones, cosa que con el modo “Web no seria posible”:
Si seleccionamos el modo “Web”, la búsqueda se realiza directamente en Internet, como si interactuáramos con el chat sin la licencia de M365, pero manteniendo siempre las políticas de seguridad y confidencialidad proporcionadas por la suscripción.
Cuando estamos en el modo trabajo, Copilot interactúa con nuestros datos internos y con internet. No obstante, contamos con la opción de activar o desactivar la funcionalidad de búsqueda web a través de un parámetro en la configuración:
“¿Qué experiencia de Copilot chat estás buscando?”
“Copilot para Estaciones de Servicio vs Copilot Personal”
“Copilot adaptación entre los entornos empresariales y web”
⭐⭐⭐⭐⭐ Dyngas con Microsoft Business Central 365 Calificación 5/5 de Forbes como el ERP de productividad e integración mejor del Mundo. Incorporado en Estaciones de Servicio y Gasolineras con inteligencia artificial.
